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Beschäftigte*r im Sekretariat (m/w/d) - Fachbereich Biologie 06.05.2022 Freie Universität Berlin Berlin
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Beschäftigte*r im Sekretariat (m/w/d) - Fachbereich Biologie
Berlin
Aktualität: 06.05.2022

Anzeigeninhalt:

06.05.2022, Freie Universität Berlin
Berlin
Beschäftigte*r im Sekretariat (m/w/d) - Fachbereich Biologie
Organisation und Führen eines Sekretariats von Hochschullehrern; Erledigung von Schriftverkehr (teils In englischer Sprache); Beratung von Publikum, Mitarbeitern, Studierenden (teils in Englisch); Postbearbeitung; Gästebetreuung; administrative Unterstützung internationaler Gastwissenschaftler/-innen; Bestellwesen; Pflege des Webauftritts von Arbeitsgruppen; Erstellen von Tabellen u. Statistiken; Vorbereitung u. Organisation von Dienstreisen: Buchungen von Reise und Unterkunft, Abrechnungen; Veranstaltungs- u. Kongressvorbereitung: Unterstützung in der Organisation, wie Raumbuchungen, Einladungen. Angebotseinholung, Finanzkalkulation; Unterstützung in Lehrangelegenheiten: Betreuung der Lehrplanung, Terminkoordination, Pflege der Daten in Datenbanken; Finanz- u. Personalkostencontrolling: Bewirtschaftung von Drittmitteln nationaler und internationaler Zuwender und der zugewiesenen Haushaltsmittel, Bestell- u. Abrechnungswesen, Kontoverwaltung und -führung, Veranlassung von Mittelabrufen, Jahresabschlussrechnung; Vorbereitung von Projekt- u. Rechenschaftsberichten. Personalbearbeitung: Vorbereitung von Anträgen für Ausschreibungen, Einstellungen, Arbeitszeitänderungen etc., Organisation u. administrative Betreuung von Bewerbungs- u. Einstellungsverfahren;
Abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen Verwaltungsberuf oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten bzw. gründliche und vielseitige Fachkenntnisse Erwünscht: Erfahrung im Führen und Organisieren eines Sekretariats; Kenntnisse im Haushalts-, Bestell- und Rechnungswesen sowie zu beachtender Vorschriften (LHO, UVgO); Kenntnisse von administrativen Vorgängen im Hochschulbereich, sicherer Umgang mit gängigen Betriebssystemen, MS Office-Professional und Adobe Acrobat Professional; Erfahrung im Umgang mit CMS sowie SAP-basierter Finanzverwaltungssoftware (insb. Unikat / oRA); sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift; Kommunikationsfähigkeit und Organisationsgeschick; Freude an der Tätigkeit in einem internationalen Arbeitsumfeld.

Berufsfeld

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