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Beschäftigte*r im Sekretariat (m/w/d) - Fachbereich Geowissenschaften 06.05.2022 Freie Universität Berlin Berlin
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Beschäftigte*r im Sekretariat (m/w/d) - Fachbereich Geowissenschaften
Berlin
Aktualität: 06.05.2022

Anzeigeninhalt:

06.05.2022, Freie Universität Berlin
Berlin
Beschäftigte*r im Sekretariat (m/w/d) - Fachbereich Geowissenschaften
Unterstützung der Forschungsgruppenleitungen insbesondere in der Organisation Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs (am PC) mit fremdsprachlichen Anteilen (Englisch), Telefonate mit fremdsprachlichen Anteilen (Englisch), allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z. B. Bestellwesen, Gästebetreuung), Betreuung ausländischer Gäste, Pflege des Webauftritts der Arbeitsgruppe, Protokollführung, Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungs- und Kongressvorbereitung, Finanz- und Personalkostencontrolling: Bewirtschaftung von Einnahmen und Ausgaben der Haushaltsmittel und Drittmittel der Forschungsgruppen Personalsachbearbeitung für die Personalangelegenheiten der Forschungsgruppen Vorbereitung von Personalvorgängen (z. B. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen), stellentechnische Verwaltung von Drittmittelstellen und Haushaltsstellen, Mitwirkung bei Lehrplanung und -abrechnung, Urlaubs- und Krankheitsvertretung anderer Verwaltungsstellen am Institut.
Abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen Verwaltungsberuf bzw. dem Aufgabengebiet entsprechende gründliche und vielseitige Fachkenntnisse Mindestens 3 Jahre, idealerweise im universitären Umfeld Gute Kenntnisse universitärer Strukturen und Erfahrung in der Finanzverwaltung von Drittmittelprojekten sind von Vorteil. Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (Office, Excel, Outlook etc.), Organisationstalent und Selbstständigkeit, hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit, Erfahrungen in der Führung und Organisation eines Sekretariats, Erfahrungen in der Finanzkoordination / Drittmittelverwaltung, hohe Dienstleistungsorientierung, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Spanischkenntnisse sind von Vorteil, persönliche Aufgeschlossenheit, Engagement und Flexibilität, gute Kommunikationsfähigkeiten und lösungsorientierte Arbeitsweise

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