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Mitarbeiterin­­/­­Mitarbeiter Betriebsmanagement (w/m/d) 13.05.2022 Bundesanstalt für Immobilienaufgaben Potsdam
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Mitarbeiterin/Mitarbeiter Betriebsmanagement (w/m/d)
Potsdam
Aktualität: 13.05.2022

Anzeigeninhalt:

13.05.2022, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Potsdam
Mitarbeiterin/Mitarbeiter Betriebsmanagement (w/m/d)
Veranlassen und Überwachen von Bewirtschaftungsvorgängen Rechnungsbearbeitung: inhaltliche Kontrolle auf rechnerische Richtigkeit und Vorerfassen von Rechnungen unter Anwendung von SAP-BALIMA, einem kundeneigenen SAP-Modul Allgemeine Büroarbeiten Realisierung der baulichen Unterhaltung technischer Anlagen in Zusammenarbeit mit dem Betriebsmanagement und dem operativen Liegenschaftspersonal, u. a. Entgegennahme und Erstbeurteilung von Störmeldungen/Reparaturbedarfen Auswertung von Wartungsprotokollen Meldungserfassung in SAP Veranlassung und Koordination der Maßnahmen zur Mängelbeseitigung, insbes. Erteilung der Aufträge an eigene Kräfte oder an Dritte, einschl. Direktauftrag, Angebotseinholung und Abruf aus Rahmenvertrag Fremdfirmenkoordination Fertigung von Absageschreiben Mitwirkung bei der Erstellung der Baubedarfsnachweisung (BBN) nebst Teilnahme an den dafür erforderlichen Liegenschaftsbegehungen Unterstützung der Baumanager/innen und/oder Objektmanager/innen beispielsweise durch Terminvereinbarung, Protokollführung bei der Begehung, Erfassung des Bauzustandes im Baubegehungsformular, Festlegung der Dringlichkeit der durchzuführenden Maßnahmen Bestands- und Dokumentationserfassungen technischer Anlagen sowie deren regelmäßige Aktualisierung Auftrags-, Bestellungs- und Kostenerfassung in SAP Inhaltliche Kontrolle von Rechnungen, insbes. Vorkontierung, Prüfung der rechnerischen Richtigkeit Führen und Überwachung der Gewährleistungsübersichten Systemseitige Erfassung von Rückmeldungen des eigenen Personals Datenpflege in SAP Steuerung der Erfüllung von Serviceverträgen, u. a. Aufbau, Pflege sowie fortlaufende Anpassung eines Terminmanagements für wiederkehrende Prüfungen Terminüberwachung der Laufzeiten von Wartungsverträgen und Neuausschreibungen Überwachung und Prüfung der Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen (z. B. Wartungen) und Einleitung von Maßnahmen bei Nicht- oder Schlechterfüllung, gegebenenfalls in Abstimmung mit dem Betriebsmanagement
Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement bzw. zur Immobilienkauffrau/zum Immobilienkaufmann oder vergleichbare Qualifikation Fachkompetenzen: Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Facility Management Grundlegende betriebs- und immobilienwirtschaftliche Kenntnisse Idealerweise Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung Fundierte Anwenderkenntnisse der IT-Standardanwendungen (Microsoft Office) Kenntnisse in der Fachanwendung SAP bzw. die Bereitschaft zur kurzfristigen Aneignung Bereitschaft zur Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) Führerschein Klasse B sowie die Bereitschaft zum selbstständigen Führen von Dienstkraftfahrzeugen Weiteres: Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise Gutes Organisationsgeschick Gute Auffassungsgabe Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten Gute Kommunikationsfähigkeit Kunden-/adressatenorientiertes Verhalten Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit Gutes Urteilsvermögen

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