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Team Assistant (m/w/d) 15.01.2022 i-potentials GmbH Berlin
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Team Assistant (m/w/d)
Berlin
Aktualität: 15.01.2022

Anzeigeninhalt:

15.01.2022, i-potentials GmbH
Berlin
Team Assistant (m/w/d)
Du betreust unseren Empfang und die Telefonzentrale und sorgst als erste Kontaktperson für einen positiven ersten Eindruck vom Unternehmen und dafür, dass sich jeder Besucher auf Anhieb bei uns wohlfühlt inkl. Begrüßung und Bewirtung. Du verantwortest alle Belange rund um die Beschaffung von Büromaterial, Bestellungen und Einkäufe und stellst so sicher, dass alle haben, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Du bist verantwortlich für die Korrespondenz und Steuerung von Dienstleister:innen im Bereich Office-Management. Du unterstützt bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Terminen, Veranstaltungen und Events. Für Geburtstage oder Feierlichkeiten im Team organisierst Du Geschenke und Bewirtung. Du kümmerst Dich um die administrative Bearbeitung des Rechnungsdschungels der Finanzbuchhaltung (= vorbereitende Buchhaltung) inklusive Beleganforderungen und allem, was dazu gehört. Als Koordinationsprofi kümmerst Du Dich um Reisebuchungen und -abrechnungen, sodass das Team immer dort hinkommt, wo es gebraucht wird.
Du glänzt mit einer erfolgreich abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung o.ä. und hast schon erste Erfahrungen im Assistenz- oder Hospitality-Bereich, Office Management oder einer vergleichbaren Position. Als Gesicht und Stimme von i-potentials, sowohl im Frontoffice als auch an der Telefonzentrale, bist Du gerne mit Menschen in Kontakt, ergänzt durch Dein souveränes, professionelles Auftreten und Deine positive, verbindliche Art. Dich zeichnet eine exzellente Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift aus. Du sorgst gerne dafür, dass andere sich wohl fühlen und bist happy, wenn Kund:innen, Besucher und das Team es auch sind. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig, denkst vorausschauend sowie lösungsorientiert und hast ein Auge fürs Detail und das wirklich Wichtige. Du mochtest schon immer, wenn alles seinen Platz und seine Ordnung hat, daher hast Du Freude daran Struktur ins Chaos zu bringen. Die gängigen Office-Anwendungen und Tools wie Microsoft Office beherrschst Du mit links und hast auch keine Scheu davor, Dich in neue Programme einzuarbeiten.

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