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Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in der Vizepräsidentin (m/w/d)
Berlin-Dahlem
Aktualität: 22.09.2023

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22.09.2023, Freie Universität Berlin
Berlin-Dahlem
Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in der Vizepräsidentin (m/w/d)
Mit Ihrem Organisationsgeschick und Ihrer Kommunikationsfähigkeit unterstützen Sie die Vizepräsidentin der Freien Universität Berlin in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Die Vizepräsidentin ist Mitglied des Präsidiums, das unter Vorsitz des Präsidenten die Freie Universität Berlin leitet. Zu den Zuständigkeiten der Vizepräsidentin zählen unter anderem Forschung und Nachwuchsförderung. Zu den Aufgaben gehört die Unterstützung der Vizepräsidentin in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, insbesondere: Schriftliche und telefonische Kommunikation in deutscher, englischer und einer weiteren romanischen Sprache, Anfertigung einfacher Übersetzungen Bearbeitung der eingehenden E-Mails und Post Terminmanagement Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungsunterlagen sowie das Erstellen von Präsentationen, Protokollen und Zusammenfassungen Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen Durchführen von themenbezogenen Recherchen und Datenauswertungen Veranstaltungsmanagement Personalangelegenheiten (u. a. Urlaubs- und Krankmeldungen)
Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder abgeschlossene Ausbildung in einem anderen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten. (Berufs-)Erfahrung: Drei Jahre Berufserfahrung, davon zwei Jahre in einer vergleichbaren Position. Das wünschen wir uns von Ihnen: Erfahrung im Büromanagement Gute Kenntnisse universitärer Strukturen oder Verwaltungsprozesse im öffentlichen Dienst Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise Sehr gutes Ausdrucksvermögen Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten Hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit Teamfähigkeit Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) sowie gute Kenntnisse der englischen und einer romanischen Sprache in Wort und Schrift Fundierte Kenntnisse und Freude am Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Adobe-Anwendungen und anderen Web- und Konferenzdiensten (z. B. Webex)

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