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Verwaltungsleitung (m/w/d) 07.09.2022 Max-Planck-Institut für Wissenschaftsgeschichte Berlin
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Verwaltungsleitung (m/w/d)
Berlin
Aktualität: 07.09.2022

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07.09.2022, Max-Planck-Institut für Wissenschaftsgeschichte
Berlin
Verwaltungsleitung (m/w/d)
(unbefristet, in Vollzeit und mit einer Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe 14 des TVöD) Mit der wir an unserem Institut, das sich wissenschaftlich wie strukturell kontinuierlich weiterentwickelt, gemeinsam eine neue Ära gestalten wollen. Sie führen ein Team von derzeit 16 Mitarbeitenden in den Bereichen Verwaltung sowie allgemeine Dienste, das die wissenschaftliche Arbeit am Institut konstruktiv und grundlegend mit einer starken Serviceorientierung unterstützt. Sie entwickeln, überwachen und optimieren dabei die Arbeitsprozesse in der Verwaltung des Instituts, steuern den Haushalt und beraten die Institutsleitung sowie die Serviceabteilungen proaktiv in allen relevanten Angelegenheiten. Sie sind dem*der jeweiligen Geschäftsführenden Direktor*in unterstellt und arbeiten im Team mit weiteren Führungskräften aus dem mittleren Management des Instituts. Leitung der Verwaltung (Personal, Finanzen, Einkauf), die auch die allgemeinen Dienste (Haustechnik, Rezeption, Gästehaus) umfasst Management, d.h. Planung, Koordination, Organisation und Kontrolle aller administrativen Abläufe und Inhouse-Prozesse durch Einhaltung einer effektiven Aufbau- und Ablauforganisation Planung und Controlling aller Bereiche der Haushalts- und Wirtschaftsführung des Instituts sowie Koordination der Betriebstechnik und Betreuung von Bau- bzw. Bauunterhaltsmaßnahmen. Sicherstellung der Compliance aller gesetzlichen, zuwendungsrechtlichen und MPG-internen Vorgaben im Verwaltungshandeln und in Finanz-, Personal- und Beschaffungsfragen durch ein wirksames Internes Kontrollsystem (IKS) Vertretung der Interessen des Instituts gegenüber Dritten und gegenüber der Generalverwaltung der MPG in allen nichtwissenschaftlichen Angelegenheiten Beratung und Unterstützung der drei Direktor*innen bei allen administrativen sowie organisatorischen Angelegenheiten
Sie haben ein abgeschlossenes Hochschulstudium in den Bereichen Verwaltungswissenschaften, Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation im Wissenschaftsmanagement. Sie haben eine Passion für Forschung und verfügen über eine hohe Fach- und Überblickskompetenz in allen administrativen und rechtlichen Belangen eines öffentlich finanzierten Forschungsinstituts. Sie bringen langjährige Erfahrung als Führungskraft und hohe soziale und kommunikative Kompetenz mit und haben auch bei den Herausforderungen von New Work, mobiler Zusammenarbeit und virtueller Führung die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden immer gut im Blick. Sie arbeiten gerne im Team und schätzen und befördern die vertrauensvolle Zusammenarbeit sowohl mit Ihren Mitarbeitenden als auch mit Kolleg*innen und Vorgesetzten. Sie haben idealerweise Erfahrung mit Change-Management, kennen die Vorteile von professionellem Prozess- und Projektmanagement und sind erprobt im Umgang mit digitalen Abläufen und SAP. Sie treten souverän auf, sind konfliktfähig und stressresistent, agieren lösungs- und ergebnisorientiert und denken kreativ in der Gestaltung neuer Workflows. Sie besitzen exzellente Sprachkenntnisse (mindestens in den Sprachen Deutsch und Englisch), sind vertraut mit internationalen Arbeitskontexten und haben Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen aus vielen verschiedenen Hintergründen.

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