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Informationen zur Anzeige:
Beschäftigte*r im Büro der*des Vizepräsident*innen und der*des Präsident*in (m/w/d)
Berlin
Aktualität: 25.04.2024
Anzeigeninhalt:
25.04.2024, Universität der Künste Berlin
Berlin
Beschäftigte*r im Büro der*des Vizepräsident*innen und der*des Präsident*in (m/w/d)
Übernahme aller Sekretariatsaufgaben im Büro des*der Vizepräsident*innen und anteilig im Rahmen einer Vertretungsregelung im Büro des*der Präsident*in, darunter:
Allgemeine Sekretariatsaufgaben vor allem Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung von Terminen)
Bearbeitung des Postein- und -ausgangs (auch digital) inkl. vertraulicher Korrespondenz (teils in englischer Sprache)
Entgegennahme und (Weiter-)Vermittlung von Telefonaten (teils in englischer Sprache)
Vorbereitung (inklusive Bewirtung), Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen
Schriftgutverwaltung, inkl. Führen der Wiedervorlage und Ablage von Unterlagen
Informationsbeschaffung, Recherche und Aufbereitung von Themen, vor allem mit Blick auf die Ressortzuständigkeit des*der Vizepräsident*innen
Dienstreiseorganisation inkl. Abrechnung und Buchung
Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien und Büroausstattung
Enge Zusammenarbeit mit dem Büro des*der Kanzler*in; bedarfsweise Vertretungsübernahme in Abwesenheit des Sekretariats des*der Kanzler*in
Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Abschluss des Verwaltungslehrgangs I, gleichwertige abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
Gute allgemeine Verwaltungs- und Universitätsverwaltungskenntnisse bzw. die Bereitschaft, sich umfassend einzuarbeiten
Kenntnisse der BerlHG und vergaberechtlicher Bestimmungen sowie der Hochschulstruktur und Zuständigkeitsregelungen sind wünschenswert
Nachgewiesene Kompetenz in effizienter und flexibler Büroorganisation und Informationsbearbeitung
Souveränes, professionelles sowie ein sicheres und gewinnendes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Gästen
Engagierte und leistungsbereite Persönlichkeit, hohe Belastbarkeit und Flexibilität
Routinierter Umgang mit gängigen MS-Office-Produkten
Sehr gute Deutsch-, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und Teamkompetenz
Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, besonderes Maß an Loyalität, Diskretion
Berufsfeld
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Business Administration
Organisation, Verwaltung, Büro
Sachbearbeitung
Management, Leitung
Sekretariat
Geschäftsführungs-Assistenz
Standorte