Informationen zur Anzeige:
Assistent*in (m/w/d)
Berlin
Aktualität: 09.10.2024
Anzeigeninhalt:
09.10.2024, Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung gGmbH (WZB)
Berlin
Assistent*in (m/w/d) (ID 297)
zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 19,5 bis 36 Stunden für voraussichtlich ein Jahr im Rahmen einer Mutterschutz- und anschließenden Elternzeitvertretung.Das WZB ist eine öffentlich geförderte Einrichtung für problemorientierte sozialwissenschaftliche Grundlagenforschung (http://www.wzb.eu). Als außeruniversitäres Forschungsinstitut ist es Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und gehört zu den führenden Einrichtungen der Sozialforschung. Am WZB arbeiten ca. 450 deutsche und ausländische Wissenschaftler*innen verschiedener Disziplinen und Mitarbeiter*innen in den wissenschaftsunterstützenden Bereichen zusammen. Untersucht werden Entwicklungen, Probleme und Innovationschancen moderner Gesellschaften. Die Ergebnisse der WZB-Forschung richten sich an die wissenschaftliche Community, an Expert*innen und Entscheider*innen in Politik, Wirtschaft und Gesellschaft, an die Medien und die interessierte Öffentlichkeit.
Ihre Aufgaben
- Leitung des Sekretariats der Beauftragten und der Forschungsgruppe, insbesondere Unterstützung der Arbeitsprozesse an der Schnittstelle zwischen Forschung und Administration
- Vorbereitung und Dokumentation von Abrechnungen, Beschaffungen, Auftragsvergaben, Werk- oder Dienstleistungsverträgen
- Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost (inkl. Ablage)
- schriftliche und mündliche Korrespondenz, selbstständiges Verfassen von Briefen und E- Mails nach Stichworten in Deutsch und Englisch und möglichst in einer weiteren Fremdsprache
- Kalenderführung, Terminplanung und -koordination sowie Vor- und Nachbereitung (z. B. von Gremien- und Gruppensitzungen)
- Mitarbeit bei Datenbankauswertungen und der Erstellung von Statistiken für interne und externe Berichte
- Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren zur Stellenbesetzung
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen und Gäste sowie die damit verbundene Administration von IT-Infrastruktur
- Ansprechperson für und Betreuung der Mitarbeiter*innen des Bereiches und der internationalen Gäste inkl. Organisation von Dienstreisen und Vorbereitung von Reisebuchungen und -kostenabrechnungen (nach Bundesreisekostengesetz)
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen und Konferenzen
- Pflege des Berichtssystems und der Website mittels eines Content-Management-Systems
- Bearbeitung von Manuskripten (Korrekturarbeiten, Index, Fußnoten, Layout), Erstellen von Graphiken, Tabellen und PowerPoint-Präsentationen
- Internet- und Literaturrecherchen sowie andere administrative Angelegenheiten
Ihr Profil
- kaufmännische, Sekretariats- oder gleichwertige Ausbildung
- mehrjährige Berufserfahrung im o. g. Aufgabenbereich, vorzugsweise in einer wissenschaftlichen Institution
- ausgezeichnete mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch und idealerweise Kenntnisse in einer weiteren Fremdsprache
- sicherer Umgang mit gängiger Computersoftware, wie MS Office; wünschenswert sind Erfahrungen mit Content-Management-Systemen; sehr gute Recherchekenntnisse, hohes Maß an Selbstorganisation, Zeitmanagement und Eigeninitiative
- Verantwortungsbewusstsein, Organisationsfähigkeit und Sorgfalt, proaktives Denken und Handeln, ausgeprägte Hilfs- und Lernbereitschaft sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
- souveränes und freundliches Auftreten
Unser Angebot
- Vergütung bis zur EG 9a TVöD Bund
- Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBLU)
- ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz im Zentrum Berlins
- internationales, kollegiales und vielseitiges Arbeitsumfeld
- umfassende Einarbeitung
- flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens (mindestens 20 % der vertraglich vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit)
- Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- umfassende Angebote zur fachlichen und überfachlichen Fort- und Weiterbildung sowie Qualifizierung
- Kantine mit modernen Aufenthaltsräumen
- ermäßigtes Monatsticket für den öffentlichen Personennahverkehr (Jobticket oder Deutschlandticket Job)
Für Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Selda Grauman, Telefonnummer 030 25491-386.
Weitere Informationen über das WZB finden Sie unter www.wzb.eu.
Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung gGmbH (WZB)
Das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung gGmbH (WZB) sucht für die Beauftragte für Forschungsmanagement des Schwerpunkts „Digitalisierung und gesellschaftlicher Wandel“ (Lejly Agamuradova) und die Forschungsgruppe „Politik der Digitalisierung“ (Leitung: Prof. Dr. Jeanette Hofmann und Dr. Julia Pohle) eine*nHaben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung bis zum 31.10.2024.Jetzt bewerben!
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Finanz-/Rechnungswesen
Assistenz
Sekretariat
Einkauf, Beschaffung
Standorte
