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Verwaltungskoordinator:in
Potsdam-Golm
Aktualität: 19.05.2025

Anzeigeninhalt:

19.05.2025, Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik
Potsdam-Golm
Verwaltungskoordinator:in
Über uns:
Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik ist das weltweit größte Institut, das sich auf Einsteins Vermächtnis - die Allgemeine Relativitätstheorie und darüber hinaus - spezialisiert hat. Es beschäftigt rund 400 Mitarbeitende (Wissenschaftler:innen, Studierende, IT- und Verwaltungspersonal) an zwei Standorten: Potsdam und Hannover.
Aufgaben:
  • Unsere zentrale Verwaltung - bestehend aus den Bereichen Finanzen, Personal, Einkauf und Gebäudemanagement - arbeitet eng und serviceorientiert mit unseren Wissenschaftler:innen und technischen Teams zusammen. Ein kollegiales Miteinander, flache Hierarchien und eine lösungsorientierte »Can-do«-Mentalität prägen unsere Arbeitskultur.
  • In dieser vielseitigen Funktion sind Sie die verbindende Kraft zwischen unserem administrativ-technischen Service und der Wissenschaft. Sie unterstützen die Verwaltungsleitung direkt und übernehmen eigenverantwortlich bereichsübergreifende Koordinationsaufgaben und Projekte, die das gesamte Institut betreffen.
  • Projektkoordination und -management: Umsetzung und Steuerung diverser Projekte (z.B. Kantinenkommission, Zutrittskontrolle, Bauunterhalt)
  • Mittelverwendungskontrolle für Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen am Standort Potsdam
  • Exportkontrolle & Compliance: Prüfung exportrelevanter Sachverhalte im Bereich Personal & Gäste
  • Prozessentwicklung zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben
  • Schnittstellenmanagement: Koordination mit internen Abteilungen, der Generalverwaltung sowie externen Partnern und Dienstleistern, inklusive Problemlösungsentwicklung
  • Unterstützung der Verwaltungsleitung: Organisation und Nachverfolgung administrativer Prozesse, Meetings und die Pflege des Vertragsmanagementsystem
  • Betreuung des Intranets für die Verwaltung
Qualifikationen:
  • Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder gleichwertig) in Betriebswirtschaft, oder eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungsbereich
  • Kenntnisse im Haushalts-, Arbeits-, Tarif-, Vergabe- und Zuwendungsrecht
  • Erfahrung im Projektmanagement (idealerweise in öffentlich geförderten Einrichtungen)
  • Kenntnisse im Außenwirtschaftsrecht und in der Exportkontrolle (Dual-Use-Verordnung) sind von Vorteil
  • Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
  • Fähigkeiten zum selbständigen Arbeiten und ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Officeanwendungen
  • Teamfähigkeit
  • Hohe Sozial- und Kommunikationsfähigkeiten
  • Organisationsgeschick und Flexibilität
Wir bieten:
  • Wir bieten Ihnen eine vielseitige Tätigkeit in einem international geprägten Arbeitsumfeld, umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie ein hervorragendes Arbeitsklima in einem freundlichen, engagierten und kollegialen Team. Flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind für uns selbstverständlich.
  • Die konkrete Eingruppierung erfolgt nach Maßgabe der tariflichen Bewertung der übertragenen Tätigkeit gemäß TVöD Bund. Die Sozialleistungen entsprechen den Regelungen des öffentlichen Dienstes.
Unser Kontakt:
Weitere Informationen über unser Institut finden Sie im Internet unter www.aei.mpg.de. Für Rückfragen steht Ihnen unser kommissarische Verwaltungsleiter, Mike Rose, gerne zur Verfügung: vw.leiter@aei.mpg.de Bitte beachten Sie die Datenschutzbestimmungen unter: https://www.aei.mpg.de/515110/privacy-policy Jetzt bewerben Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik (Albert-Einstein-Institut) Sciencepark, Am Mühlenberg 1 4476 Potsdam-Golm Deutschland Www.aei.mpg.de
Weitere Informationen:
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Hautfarbe, Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung und Identität. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Weitere Informationen über unser Institut finden Sie im Internet unter www.aei.mpg.de.

Berufsfeld

Standorte

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Vertriebsprofi im Außendienst - Diverse Regionen (m/w/d) 21.05.2025 Berlin, Potsdam, Köln, Düsseldorf, Frankfurt am Main
Leiter Warenlager (m/w/d) 20.05.2025 Genthin (Sachsen-Anhalt)
Chemielaborant/Laborfachkraft (m/w/d) 20.05.2025 Genthin (Sachsen-Anhalt)
Koordinator Wartung/Instandhaltung Elektro (m/w/d) 20.05.2025 Genthin (Sachsen-Anhalt)
Betriebskostenabrechner m/w/d 19.05.2025 Nauen, Brandenburg
SAP ABAP Entwickler (m/w/d) 19.05.2025 Berlin, München, Düsseldorf
Lehrer (m/w/d) 18.05.2025 Berlin, Brandenburg, München
Nachhilfelehrer (m/w/d) 18.05.2025 bundesweit
Fahrer / Kurier (m/w/d) 18.05.2025 Potsdam
Elektromonteur:in (m/w/d) im Fahrleitungsbau 18.05.2025 bundesweite Baustellen
Elektromeister / Bauleitung AC (m/w/d) 17.05.2025 deutschlandweit
Soldatin / Soldat für Radarelektronik (m/w/d) 17.05.2025 Bayern, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen
Technischer Kundenbetreuer (m/w/d) 17.05.2025 Kleinmachnow