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Verwaltungskoordinator:in
Potsdam-Golm
Aktualität: 19.05.2025
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19.05.2025, Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik
Potsdam-Golm
Verwaltungskoordinator:in
Über uns:
Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik ist das weltweit größte Institut, das sich auf Einsteins Vermächtnis - die Allgemeine Relativitätstheorie und darüber hinaus - spezialisiert hat. Es beschäftigt rund 400 Mitarbeitende (Wissenschaftler:innen, Studierende, IT- und Verwaltungspersonal) an zwei Standorten: Potsdam und Hannover.
Aufgaben:
- Unsere zentrale Verwaltung - bestehend aus den Bereichen Finanzen, Personal, Einkauf und Gebäudemanagement - arbeitet eng und serviceorientiert mit unseren Wissenschaftler:innen und technischen Teams zusammen. Ein kollegiales Miteinander, flache Hierarchien und eine lösungsorientierte »Can-do«-Mentalität prägen unsere Arbeitskultur.
- In dieser vielseitigen Funktion sind Sie die verbindende Kraft zwischen unserem administrativ-technischen Service und der Wissenschaft. Sie unterstützen die Verwaltungsleitung direkt und übernehmen eigenverantwortlich bereichsübergreifende Koordinationsaufgaben und Projekte, die das gesamte Institut betreffen.
- Projektkoordination und -management: Umsetzung und Steuerung diverser Projekte (z.B. Kantinenkommission, Zutrittskontrolle, Bauunterhalt)
- Mittelverwendungskontrolle für Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen am Standort Potsdam
- Exportkontrolle & Compliance: Prüfung exportrelevanter Sachverhalte im Bereich Personal & Gäste
- Prozessentwicklung zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben
- Schnittstellenmanagement: Koordination mit internen Abteilungen, der Generalverwaltung sowie externen Partnern und Dienstleistern, inklusive Problemlösungsentwicklung
- Unterstützung der Verwaltungsleitung: Organisation und Nachverfolgung administrativer Prozesse, Meetings und die Pflege des Vertragsmanagementsystem
- Betreuung des Intranets für die Verwaltung
Qualifikationen:
- Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder gleichwertig) in Betriebswirtschaft, oder eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungsbereich
- Kenntnisse im Haushalts-, Arbeits-, Tarif-, Vergabe- und Zuwendungsrecht
- Erfahrung im Projektmanagement (idealerweise in öffentlich geförderten Einrichtungen)
- Kenntnisse im Außenwirtschaftsrecht und in der Exportkontrolle (Dual-Use-Verordnung) sind von Vorteil
- Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
- Fähigkeiten zum selbständigen Arbeiten und ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Officeanwendungen
- Teamfähigkeit
- Hohe Sozial- und Kommunikationsfähigkeiten
- Organisationsgeschick und Flexibilität
Wir bieten:
- Wir bieten Ihnen eine vielseitige Tätigkeit in einem international geprägten Arbeitsumfeld, umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie ein hervorragendes Arbeitsklima in einem freundlichen, engagierten und kollegialen Team. Flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind für uns selbstverständlich.
- Die konkrete Eingruppierung erfolgt nach Maßgabe der tariflichen Bewertung der übertragenen Tätigkeit gemäß TVöD Bund. Die Sozialleistungen entsprechen den Regelungen des öffentlichen Dienstes.
Unser Kontakt:
Weitere Informationen über unser Institut finden Sie im Internet unter www.aei.mpg.de. Für Rückfragen steht Ihnen unser kommissarische Verwaltungsleiter, Mike Rose, gerne zur Verfügung: vw.leiter@aei.mpg.de
Bitte beachten Sie die Datenschutzbestimmungen unter: https://www.aei.mpg.de/515110/privacy-policy
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Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik (Albert-Einstein-Institut)
Sciencepark, Am Mühlenberg 1
4476 Potsdam-Golm
Deutschland
Www.aei.mpg.de
Weitere Informationen:
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Hautfarbe, Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung und Identität. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Weitere Informationen über unser Institut finden Sie im Internet unter www.aei.mpg.de.
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Finanz-/Rechnungswesen
Oper. Controlling, Projektmanagem.
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