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18.02.2025, Freie Universität Berlin
Berlin
Dekanatsassistenz (m/w/d)
Über uns:
Die Freie Universität Berlin zählt zu den zwanzig größten Hochschulen in Deutschland und den renommiertesten Universitäten weltweit. Im Rahmen der Exzellenzstrategie bildet sie gemeinsam mit der Humboldt-Universität zu Berlin, der Technischen Universität Berlin und der Charité - Universitätsmedizin Berlin die von Bund und Ländern finanzierte Berlin University Alliance.
Der Fachbereich Geowissenschaften steht für kooperative Spitzforschung, exzellente Nachwuchsausbildung und ausgeprägte Praxisorientierung. Am Fachbereich werden aktuelle und gesellschaftlich hoch relevante Themen wie beispielsweise Ressourcenverfügbarkeit und -nutzung, Auswirkungen der Landnutzung, Naturgefahren sowie Klimawandel und dessen Folgen bearbeitet. Derzeit sind ca. 1.500 Studierende in den drei Bachelor- und sieben Masterstudiengängen des Fachbereichs immatrikuliert.
Die Fachbereichsverwaltung ist die zentrale Serviceeinheit für alle Angehörigen des Fachbereichs und unterstützt diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben in Forschung, Lehre und der akademischen Selbstverwaltung. Der Fachbereich Geowissenschaften sucht Sie zur Unterstützung der Fachbereichsverwaltung. Der Arbeitsbeginn ist zwischen Januar 2025-März 2025 möglich.
Aufgaben:
- Unterstützung der Verwaltungs- und Arbeitsabläufe der Fachbereichsverwaltung insbesondere Erledigung allgemeiner Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben (in deutscher und englischer Sprache) wie beispielsweise Führen der internen und externen Korrespondenz, Terminkoordinierung, Gästebetreuung, Erstellung und Pflege von Statistiken/ E-Mail-Verteilern, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen/ Weiterbildungen
- Pflege der digitalen Schließanlage des Fachbereichs per Datenbankanwendung, einschließlich Verwaltung der Schließberechtigungen (Transponder für Raumzugänge), interne Raumplanung und Pflege der Raumdatenbank, Koordination und Organisation von kleineren Bauvorhaben (z. B. allg. Renovierungs- und Reinigungsarbeiten, interne Umzüge)
- Öffentlichkeitsarbeit, Erstellen von Homepageinhalten, Pflege der zentralen Inhalte der Webseite des Fachbereichs sowie Mitwirkung bei Aufgaben des Studierendenmarketings (in deutscher und englischer Sprache)
- Organisation von zentralen Fachbereichsveranstaltungen (z. B. Verteidigungen, Lange Nacht der Wissenschaften, Dies Academicus) und Unterstützung bei deren Umsetzung
- Ansprechperson für die Angehörigen des Fachbereichs Geowissenschaften sowie die Verwaltungseinheiten der Universität
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise als Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten zum Aufgabengebiet
- Erwünscht:
- Selbstständige, strukturierte sowie ergebnisorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationskompetenz im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern
- Verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch
- Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programme, SAP-Kenntnisse bzw. die Bereitschaft sich in die an der Freien Universität Berlin verwendeten Anwendungen einzuarbeiten
- Affinität für die Gestaltung und Weiterentwicklung von Verwaltungsabläufen und -prozessen (inkl. Digitalisierung)
Wir bieten:
- Abwechslungsreiches Aufgabenspektrum, mit regelmäßigen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Unbefristete Stelle im Öffentlichen Dienst
- 30 Tage Urlaub, zusätzlich den 24.12. und 31.12. als arbeitsfreie Tage
- Familienfreundliche Gleitzeit (inkl. Home Office Regelung) und Urlaubsvergabe
- Attraktive Betriebsrente/ Zusatzversorgung (VBL)
- Zuschuss zum Jobticket im gesamten Verkehrsverbund Berlin/Brandenburg
- Zahlreiche Sportangebote beim Hochschulsport
- Teilnahme an Austauschprogrammen
- Ein engagiertes und motiviertes Team
Unser Kontakt:
Weitere Informationen erteilt Frau Annekathrin Nahmmacher ( annekathrin.nahmmacher@fu-berlin.de / 030 83853196).
Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 10.03.2025 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Frau Peggy da Costa Lincke: personal@geo.fu-berlin.de oder per Post an die
Freie Universität Berlin
Fachbereich Geowissenschaften
Verwaltung
Frau Peggy da Costa Lincke
Malteserstr. 74-100
Haus A, 12249 Berlin (Lankwitz)
Weitere Informationen:
Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden.
Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.
Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf.
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