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Teamassistenz (m/w/d)
Berlin
Aktualität: 14.10.2024

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14.10.2024, Freie Universität Berlin
Berlin
Teamassistenz (m/w/d)
Aufgaben:
Unterstützung der Forschungsgruppenleitung, insbesondere in der Organisation Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs (am PC) mit fremdsprachlichen Anteilen (Englisch), Telefonate mit fremdsprachlichen Anteilen (Englisch), allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Bestellwesen, Gästebetreuung), Betreuung ausländischer Gäste, Pflege des Webauftritts der Arbeitsgruppe, Protokollführung, Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungs- und Kongressvorbereitung, Finanz- und Personalkostencontrolling: Bewirtschaftung von Einnahmen und Ausgaben der Haushaltsmittel und Drittmittel der Forschungsgruppe Personalsachbearbeitung für die Personalangelegenheiten der Forschungsgruppen Vorbereitung von Personalvorgängen (z. B. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen), stellentechnische Verwaltung von Drittmittelstellen und Haushaltsstellen, Mitwirkung bei Lehrplanung und -abrechnung, Urlaubs- und Krankheitsvertretung anderer Verwaltungsstellen am Institut
Qualifikationen:
Abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten und/oder dem Aufgabengebiet entsprechende Fachkenntnisse Gute Kenntnisse universitärer Strukturen und Erfahrung in der Finanzverwaltung von Drittmittelprojekten sind von Vorteil Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (Office, Excel, Outlook etc.) Organisationstalent und Selbständigkeit; hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit Erfahrungen in der Führung und Organisation eines Sekretariats Erfahrungen in der Finanzkoordination/Drittmittelverwaltung; hohe Dienstleistungsorientierung Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; persönliche Aufgeschlossenheit Engagement und Flexibilität; gute Kommunikationsfähigkeiten und lösungsorientierte Arbeitsweise.

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