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Beschäftigte*r (m/w/d) in der Geschäftsstelle
Berlin
Aktualität: 16.09.2024
Anzeigeninhalt:
16.09.2024, Freie Universität Berlin
Berlin
Beschäftigte*r (m/w/d) in der Geschäftsstelle
Aufgaben:
Sie sind in einem Team von drei Kolleg*innen für folgende Arbeitsbereiche zuständig:
Allgemeine Sekretariatsaufgaben: u. a. Kommunikation mit Kund*innen, Bearbeitung von Stornierungs- und Umbuchungswünschen, Mahnwesen, Überprüfung von Routinen und Protokollführung.
Buchhaltung und Rechnungsbearbeitung: u. a. Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen, Erfassung von Lieferscheinen, Prüfung von Rechnungsvorgängen, Kontrolle von Erstattungsanträgen, Erstellung von Werkverträgen und Auszahlungsanordnungen, Abgleich von Soll- und Checklisten sowie Koordination der Vermietung des Gästehauses auf dem Campus Lankwitz.
Projektbezogene Finanzplanung, z. B. Aktualisierung von Finanzplänen, Erstellung von allgemeinen Buchungsstatistiken und Auswertungen; Verantwortung der Externenstatistik sowie Kontrolle des Finanzausgleichs im Berliner Hochschulsport.
Sachbearbeitung von Personalangelegenheiten (Sportstättenaufsichten, Auszubildende und Praktikant*innen): u. a. Vorbereitung von Ausschreibungsverfahren und Weiterbeschäftigungsvorgängen, Annahme und Sichtung der Bewerbungsunterlagen, Beteiligung sowie Teilnahme an Auswahlgesprächen.
Unterstützung bei Veranstaltungen des Hochschulsports wie z. B. Campus Run und Sommerfest.
Materialbetreuung Sportequipment, z. B. Ausgabe und Buchung von Leihmaterialien
Qualifikationen:
Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. Beschäftigte*r mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen
Erwünscht:
Sehr gute Kenntnisse in den Bereichen Abrechnung/Zahlungsverkehr, Büroorganisation und Personalsachbearbeitung
Einschlägige Erfahrungen mit MS Office-Produkten
Sichere mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
Ausbilder*in-Schein von Vorteil
Kenntnisse und Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung bzw. im Hochschulbetrieb
Sportinteressiert
Kooperations-, Team-, Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
Serviceorientierung und Motivation
Vorausschauende und eigenständige Arbeitsweise sowie schnelle Auffassungsgabe, Verantwortungsbewusstsein, Sorgfalt und Belastbarkeit
Berufsfeld
Standorte