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Sachbearbeitung (m/w/d) Qualifizierung
Berlin-Dahlem
Aktualität: 11.02.2025
Anzeigeninhalt:
11.02.2025, Freie Universität Berlin
Berlin-Dahlem
Sachbearbeitung (m/w/d) Qualifizierung
Über uns:
Die Zentraleinrichtung Dahlem Research School der Freien Universität Berlin ist eine Einrichtung für Wissenschaftler*innen in ihrer frühen Qualifikations- und Berufsphase. Unsere Aufgabe ist es, gute Promotionsbedingungen an der Freien Universität Berlin zu fördern. Wir informieren und beraten rund um die Promotion und bieten ein umfangreiches Workshop-Programm an, dass den Promovierenden aus den Einrichtungen der Berlin University Alliance* zugänglich ist.
Aufgaben:
- Angebotsanfragen bei Trainer*innen nach Bedarfsplanung der zuständigen Referentin und Durchführung des Vergabeverfahrens nach den Richtlinien der Freien Universität Berlin sowie Kommunikation mit den Trainer*innen, überwiegend in englischer Sprache
- Veranstaltungsorganisation über die DRS-Buchungsplattform, u. a. Einrichtung von Workshops mit entsprechenden Buchungsregeln, Überwachung der Buchungen und Wartelistenplätze, Erstellung und Auswertungen von Evaluationsbögen im Zensus
- Teilnehmermanagement über die DRS-Buchungsplattform und Bearbeitung allgemeiner Anfragen telefonisch oder per E-Mail, überwiegend in englischer Sprache
- Veranstaltungsmanagement für Präsenz- und online-Veranstaltungen, Einholen von Angeboten für Hotelbuchung für größere Veranstaltungen, Raumbuchung für Präsenzveranstaltungen, Einrichtung von Webex-Räumen, Betreuung von Webex-Veranstaltungen
- Budgetüberwachung hinsichtlich des bereitgestellten Sachmittelbudgets, Honorarabrechnungen sowie Berichterstattung zu Ausgaben und Jahresplanung an die BUA-Geschäftsstelle
- Mitarbeit am DRS Newsletter, Aufbereitung von Informationen für die DRS-Webseite und andere soziale Medien
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder dem Aufgabengebiet entsprechende gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.
- Erwünscht:
- Erfahrungen mit der Organisation und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen (Gästebetreuung, Budgetverwaltung, Catering etc.)
- Erfahrungen im Finanzcontrolling sowie in Buchführung und Projektarbeit
- Kenntnisse und Erfahrungen mit Beschaffungen unter Berücksichtigung vergaberechtlicher Regeln
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Bereitschaft zur Einarbeitung in das Kursbuchungssystem OpenCampus
- Erfahrung in der Arbeit mit Content Management Systemen (CMS) für die Pflege und Erstellung von Webseiten und in der Pflege von Accounts sozialer Netzwerke
- Sichere Beherrschung der deutschen Sprache sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache
- Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
- Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
- Hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft sowie Zuverlässigkeit
- Freude an der Tätigkeit im Team
Wir bieten:
- Sorgfältige Einarbeitung
- Ein attraktives Gehalt (TV-L FU Entgeltgruppe 9a, 50 % der regelmäßigen Arbeitszeit)
- Einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz auf einem grünen Campus im Südwesten Berlins und ein ausgeprägt kollegiales Team
- Familienfreundliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit der Arbeit im Home-Office
- Ein vielfältiges Weiterbildungsangebot
- Teilnahme am Hochschulsport sowie an gesundheitserhaltenden und -fördernden Maßnahmen
- Vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
Unser Kontakt:
Freie Universität Berlin
Exzellenzausschreibungen
Dahlem Research School
Herrn Dr. Markus Edler
Hittorfstr. 16
14195 Berlin (Dahlem)
Weitere Informationen:
Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden.
Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.
Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf.
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