Sachbearbeitung (m/w/d) Qualifizierung
20.11.2024
Freie Universität Berlin
Berlin
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20.11.2024, Freie Universität Berlin
Berlin
Sachbearbeitung (m/w/d) Qualifizierung
Aufgaben:
Angebotsanfragen bei Trainer*innen nach Bedarfsplanung der zuständigen Referentin und Durchführung des Vergabeverfahrens nach den Richtlinien der Freien Universität Berlin sowie Kommunikation mit den Trainer*innen, überwiegend in englischer Sprache
Veranstaltungsorganisation über die DRS-Buchungsplattform, u.a. Einrichtung von Workshops mit entsprechenden Buchungsregeln, Überwachung der Buchungen und Wartelistenplätze, Erstellung und Auswertungen von Evaluationsbögen im Zensus
Teilnehmermanagement über die DRS-Buchungsplattform und Bearbeitung allgemeiner Anfragen telefonisch oder per E-Mail, überwiegend in englischer Sprache
Veranstaltungsmanagement für Präsenz- und online-Veranstaltungen, Einholen von Angeboten für Hotelbuchung für größere Veranstaltungen, Raumbuchung für Präsenzveranstaltungen, Einrichtung von Webex-Räumen, Betreuung von Webex-Veranstaltungen
Budgetüberwachung hinsichtlich des bereitgestellten Sachmittelbudgets, Honorarabrechnungen sowie Berichterstattung zu Ausgaben und Jahresplanung an die BUA-Geschäftsstelle
Mitarbeit am DRS Newsletter, Aufbereitung von Informationen für die DRS-Webseite und andere soziale Medien
Qualifikationen:
Abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder dem Aufgabengebiet entsprechende gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.
Erwünscht:
Erfahrungen mit der Organisation und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen (Gästebetreuung, Budgetverwaltung, Catering etc.)
Erfahrungen im Finanzcontrolling sowie in Buchführung und Projektarbeit
Kenntnisse und Erfahrungen mit Beschaffungen unter Berücksichtigung vergaberechtlicher Regeln
Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Bereitschaft zur Einarbeitung in das Kursbuchungssystem OpenCampus
Erfahrung in der Arbeit mit Content Management Systemen (CMS) für die Pflege und Erstellung von Webseiten und in der Pflege von Accounts sozialer Netzwerke
Sichere Beherrschung der deutschen Sprache sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache
Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
Hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft sowie Zuverlässigkeit
Freude an der Tätigkeit im Team
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Sachbearbeitung
Standorte