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Teamassistenz (m/w/d)
Berlin
Aktualität: 14.10.2024
Anzeigeninhalt:
14.10.2024, Freie Universität Berlin
Berlin
Teamassistenz (m/w/d)
Aufgaben:
Unterstützung der Forschungsgruppenleitung, insbesondere in der Organisation
Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs (am PC) mit fremdsprachlichen Anteilen (Englisch), Telefonate mit fremdsprachlichen Anteilen (Englisch), allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Bestellwesen, Gästebetreuung), Betreuung ausländischer Gäste, Pflege des Webauftritts der Arbeitsgruppe, Protokollführung,
Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen,
Veranstaltungs- und Kongressvorbereitung,
Finanz- und Personalkostencontrolling: Bewirtschaftung von Einnahmen und Ausgaben der Haushaltsmittel und Drittmittel der Forschungsgruppe
Personalsachbearbeitung für die Personalangelegenheiten der Forschungsgruppen Vorbereitung von Personalvorgängen (z. B. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen), stellentechnische Verwaltung von Drittmittelstellen und Haushaltsstellen,
Mitwirkung bei Lehrplanung und -abrechnung,
Urlaubs- und Krankheitsvertretung anderer Verwaltungsstellen am Institut
Qualifikationen:
Abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten und/oder dem Aufgabengebiet entsprechende Fachkenntnisse
Gute Kenntnisse universitärer Strukturen und Erfahrung in der Finanzverwaltung von Drittmittelprojekten sind von Vorteil
Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (Office, Excel, Outlook etc.)
Organisationstalent und Selbständigkeit; hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
Erfahrungen in der Führung und Organisation eines Sekretariats
Erfahrungen in der Finanzkoordination/Drittmittelverwaltung; hohe Dienstleistungsorientierung
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; persönliche Aufgeschlossenheit
Engagement und Flexibilität; gute Kommunikationsfähigkeiten und lösungsorientierte Arbeitsweise.
Berufsfeld
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