Kommunikationsassistenz (m/w/d)
17.06.2025
Freie Universität Berlin
Berlin-Dahlem
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17.06.2025, Freie Universität Berlin
Berlin-Dahlem
Kommunikationsassistenz (m/w/d)
Aufgaben:
Allgemeine Sekretariats- und vielfältige Verwaltungsaufgaben im Arbeitsbereich Grundschulpädagogik/Sachunterricht und seine Didaktik:
Bearbeitung von Haushalts- und Dienstreiseangelegenheiten;
Vorbereitung von Personalvorgängen (Stellenausschreibungen, Einstellungen, Verlängerungen);
Mitarbeit bei Lehr- und Prüfungsangelegenheiten;
Unterstützung bei der Administration von Haushaltsmitteln und Drittmitteln (Kontrolle der Finanzen, Einstellung von Mitarbeiter*innen, Wahrung von Berichtsfristen etc.);
Unterstützung bei der Planung und Abrechnung von Dienstreisen der Mitglieder der Arbeitsgruppen;
Unterstützung bei der Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen;
Mithilfe bei der Organisation von Tagungen, Konferenzen und Workshops;
Betreuung von (internationalen) Gästen (Gastforscher*innen, Gastdozent*innen, Praktikant*innen);
Erledigung schriftlicher und telefonischer Korrespondenz;
Korrekturtätigkeiten;
Materialbestellungen;
Bestellung von Testmaterialien;
Publikumsverkehr;
Terminkoordination;
Raum- und Informationsmanagement
Qualifikationen:
Abgeschlossene Berufsausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen.
Erwünscht:
sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS-Word, Excel, Outlook etc.);
Kenntnisse der FU-spezifischen Softwaresysteme (UniKat, oRA, SAP-Webportal, Campus-Management etc.) bzw. die Bereitschaft diese zu erlernen;
sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache;
fehlerfreie Beherrschung der deutschen Orthographie, Grammatik und Interpunktion;
Erfahrung in den Geschäfts- und Verwaltungsabläufen einer Hochschule;
Erfahrung in der Führung und Organisation eines Sekretariats sowie kaufmännische Grundkenntnisse;
Sicherheit in der Kommunikation mit Studierenden, wissenschaftlichem Personal und Verwaltung sowie externen Partner*innen;
freundliches und sicheres Auftreten;
Verantwortungsbewusstsein sowie Teamfähigkeit;
Fähigkeit, auch unter Zeitdruck gute Arbeitsergebnisse zu erzielen sowie Zuverlässigkeit;
selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick;
Bereitschaft zur Weiterbildung
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Sachbearbeitung
Forschung, Lehre
Assistenz
Sekretariat
Standorte